Vacature Office Manager

Lees voor

Kunstinstituut Melly is op zoek naar een enthousiaste Office Manager die ons team 16-20 uur per week komt ondersteunen.

Als Office Manager draag je bij aan de soepele afwikkeling van onze dagelijkse kantooractiviteiten en onze (verhuur)evenementen. Je werkt graag achter de schermen en zorgt ervoor dat alles goed georganiseerd is, van het beheren van kantoorbenodigdheden tot het voorbereiden van de logistiek voor evenementen en het ondersteunen van collega’s in de hele organisatie.

In nauwe samenwerking met de Community Relations & Operations Manager, de Hospitality Coordinator, de Financial Controller en andere teams help je mee aan het creëren van een professionele, gastvrije en efficiënte werkomgeving.

JOUW TAKEN

Kantoorbeheer en administratie
• Coördineren van de dagelijkse gang van zaken op kantoor en in de gedeelde werkruimtes, waarbij je zorgt voor een gastvrije en goed georganiseerde werkomgeving;
• Beheer de algemene kantoor-e-mail, inkomende en uitgaande post, en stuur vragen door naar de juiste collega’s;
• Bestel en beheer kantine- en kantoorbenodigdheden;
• Coördineren van de catering en praktische zaken tijdens de opbouw van tentoonstellingen;
• Beheer van belangrijke administratieve taken, kantoorlogistiek en ondersteuning bij veiligheidsprocedures;
• Beheer van bezoekersgegevens en andere administratieve systemen;
• Assisteren bij de verwerking van facturen, rapportages en budgetbeheer;
• Beantwoorden van algemene vragen en verlenen van administratieve ondersteuning binnen de hele organisatie;
• Mogelijkheden identificeren om kantoorprocedures en administratieve werkprocessen te verbeteren.

Evenementencoördinatie
• Ondersteuning bieden bij de voorbereiding, uitvoering en opvolging van ruimteverhuur;
• Coördineren van de evenementplanning, tijdschema’s en productiedocumenten;
• Coördineren van catering, technische vereisten en andere logistieke aspecten van evenementen;
• Hulp bij het organiseren van leveranciers en externe dienstverleners;
• Verwerken van evenementgerelateerde administratie, waaronder reserveringen en facturering;
• Ervoor zorgen dat evenementenruimtes uitnodigend, toegankelijk en klaar zijn voor bezoekers.

JIJ BENT

• Georganiseerd, servicegericht en betrouwbaar;
• Je haalt energie uit het werken in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is;
• Je kunt moeiteloos meerdere prioriteiten tegelijk beheren, met behoud van nauwkeurigheid en oog voor detail;
• Proactief, praktisch ingesteld en in staat om zelfstandig initiatief te nemen;
• Ervaren in administratief werk, met sterke organisatorische vaardigheden;
• Ervaren met Microsoft Office en digitale administratiesystemen;
• Vloeiend in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk;
• Interesse in hedendaagse kunst en cultuur;
• Woonachtig in Rotterdam of omgeving.

WIJ BIEDEN

• Een werkweek van 16-20 uur;
• Een contract voor één jaar, met de mogelijkheid tot verlenging;
• Salaris volgens de richtlijnen van De Zaak Nu voor functie- en salarisstructuren in instellingen voor beeldende kunst, tussen € 2824 en € 3100, en 8% vakantietoeslag;
• 25 vakantiedagen (op basis van een fulltime dienstverband van 38 uur);
• Een goede pensioenregeling;
• Ruimte voor je ideeën, ontwikkeling en groei;
• Een inspirerende werkplek in een informele werkomgeving in de altijd levendige Witte de Withstraat, en last but not least: geweldige collega’s.

Wanneer je onze nieuwe collega wordt, vragen we je om een Verklaring van Goed Gedrag (VOG).

Herken je jezelf in deze functie?

Stuur je cv en korte motivatie uiterlijk op 24 augustus 2026 via het formulier in deze link.

We kijken uit naar je sollicitatie.
Als je meer wilt weten, neem dan per e-mail contact met ons op via applications [at] kunstinstituutmelly.nl.

Kunstinstituut Melly onderschrijft de Governance Code voor Cultuur, de Fair Practice Code en de Code voor Culturele Diversiteit en Inclusie.

Geen acquisitie in reactie op deze vacature.